AYUDA DE ACCESS DELUXE By R. Roca


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INTRODUCCIÓN

En esta sección de Introducción pretendemos explicar un poco sobre lo que es Access, el concepto de base de datos Relacional, Historia de Access, Objetos de una base de datos, como Diseñar una base de datos en Access, el concepto de Aplicación MS Access, Capacidad de Access, para ver si es esta la herramienta que realmente necesitas, y por último cómo Distribuir tus aplicaciones.

Decidimos incluirla en esta página para brindar una mayor orientación a aquellos que recién se inician en Access y que les permitirá tener una mayor claridad a la hora de diseñar una aplicación en Access.

Ms Access:

Concepto
Historia
Objetos
Diseño
Aplicación
Capacidad
Aplicación

¿QUE ES MS ACCESS?

Para entender lo que es Access, previamente debemos entender el concepto de base de datos.

Entendemos base de datos a un conjunto de información relacionada, agrupada como un todo, que está compuesto por campos, registros y archivos, donde Campo es el conjunto de elementos que componen un registro, Registro el conjunto de campos relacionados entre sí y Archivo la unión de varios registros que contienen los mismos campos.

A partir de la definición de base de datos, podemos entender a Access, como un programa informático con el que se puede gestionar distintos archivos relacionados, compuestos por registros.

Vamos a definir a MS Access como una base de datos de tipo relacional, compuesta por una serie de objetos que permiten organizar y almacenar información de una manera eficiente.

De esta definición surge 2 conceptos importantes: Relacional y Objetos, que ahora pasamos a detallar.

BASE DE DATOS DE TIPO RELACIONAL

Para entender el concepto de relacional, tenemos que tener la idea de varios archivos que se relacionan entre sí por medio de algún campo común, para compartir información.

En este tipo de base de datos, se puede almacenar registros en múltiples archivos relacionados entre sí. Los registros no se repiten y se ingresan una sola vez.

La capacidad relacional de Access permite organizar, cruzar y analizar un volumen inmenso de registros o datos no duplicados y, finalmente transformarla en información precisa y valiosa.

El diseño relacional de una base de datos tiene las siguiente ventajas:

Mayor Flexibilidad: Tus archivos individuales son más pequeños, de pocos campos y almacenan registros de un tipo específico. Puedes unir o relacionar los archivos según tu necesidad, y el cambio en uno de ellos no afecta a toda la base de datos.
Menor Duplicación: Al ser los archivos relacionados se evita la duplicación de información y la redundancia de datos, ya que al estar relacionados a través de un campo en común la información necesaria es tomada de otro archivo.
Mayor Poder de Organización: Una base de datos relacional te permitirá definir relaciones entre archivos distintos a través de un campo común que te permitirá presentar los registros de distintas maneras.
Mayor Manejabilidad: Al no existir un único archivo con todos los campos, sino varios con pocos campos y que están relacionados entre sí, el manejo de los mismos se facilita.

OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS ACCESS

Hasta Access 97 los objetos que conformaban una base de datos Access eran 6: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos.

Tablas: Anteriormente hablamos de Archivos. Básicamente una tabla es un archivo que contiene campos y registros. Podemos definirla como la unidad básica de almacenamiento de datos en una base de datos relacional, que contiene normalmente una categoría de registros. En las tablas se almacena la información como registros.
Consultas: Desde mi punto de vista creo que este objeto es uno de los objetos más útil de la base de datos Access, ya que por medio de ellas podemos seleccionar información (registros) de una base datos, de acuerdo a condiciones determinadas fijadas por nosotros. El resultado de una consulta siempre es número de registros que cumplen con el criterio especificada por el usuario.
Formularios: Es un cuadro de diálogo diseñado por nosotros mismos, que nos permitirá no sólo ingresar registros a una tabla, sino también apreciar los resultados de una consulta. Cuando tienes un formulario de carga de registro o consulta, podrás apreciar mediante el la información de un registro en forma clara y concisa.
Informes: Las consultas que hacemos a una base de datos nos devuelve un número determinado de "registros en bruto". Este resultado podemos visualizarlo por pantalla a través de un formulario, pero para poder interpretarlo mas fácilmente es necesario imprimirlo, entonces acá aparece el Informe: un listado ordenado, con diferentes columnas y donde cada línea generalmente es un registro. Este listado a imprimir también puedes visualizarlo por pantalla como Vista Previa.
Macros: Una macro es un objeto que permite automatizar de una forma rápida y sencilla una serie de acciones que realizadas de modo normal comportaría varios pasos.
Módulos: Access provee herramientas que permitirán automatizar o realizar acciones más complejas que por medio de macros no podrías hacerla. Estas herramientas son los módulos que utiliza el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones) que te permitirán automatizar cualquier tarea de tu base de datos e interactuar o controlar desde Access otras aplicaciones.

Access 2000 introduce un nuevo objeto para las base de tipo MDB:

DAP: Data Access Pages o Páginas de Acesso a datos, que son el más reciente intento de Microsoft de vincular Access con internet. las páginas de acceso a datos son documentos HTML que se crean a través de Access utilizando Jet o SQL Server como origen de datos.

También en esa misma versión al incluir la posiblidad de crear aplicaciones en un entorno Cliente Servidor que de manera nativa utiliza base de datos SQL Server, los proyectos de Access (ADP) adiciona los siguentes objetos:

Views: Vistas, reemplazan las consultas de selección
Stored Prorcedures: Procedimientos Almacenados o consulta de parámetros
Diagramas: Reemplazan las relaciones

UN POCO DE HISTORIA

Access nace en 1992 como la primera base de datos relacional "de escritorio" diseñada para el ambiente Windows. A través de sucesivas versiones, se han ido introduciendo nuevas tecnologías y mejoras que han cambiado la manera tradicional en que los usuarios entendían y utilizaban las bases de datos. Access fué la primera base de datos que incorpora la automatización OLE, que permite a los usuarios compartir información entre diferentes aplicaciones.

	La primera versión 1.0 es lanzada en 1992 y sus características principales son: Diseñador de Tablas, Vista Hoja de Datos, Diseñador de Consultas, Generador de informes, Integración con Graph, compatibilidad con base de datos con ODBC.
	En 1993 lanza la versión 1.1, con algunas mejoras: Integración con Word y Exportación de datos, Incrmenta su capacidad a 1 GB. mejora su conectividad con ODBC y lanza la primer versión ODE, a la vez que anuncia su integración con la suite Office
	La versión 2.0 introdujo herramientas nuevas, como Asistentes para construir consultas y relaciones de manera gráfica. También Asistentes para Formularios e Informes que ayudaron a los usuarios a diseñar sus propias base de datos y utilizarlas inmediatamente.
	Al llegar Windows 95, Access 95 (primera base de datos relacional de 32 bits) introdujo otras Herramientas como ser el Analizador de Tablas y Rendimientos y el manejo de bases de datos replicadas. A la vez incorporra VBA como lenguaje reemplazando a Access Basic. Esto junto al hecho de ser la primera base de 32 bits, fué justamente su problema, ya que perdió mucho en rendimiento. es considerada la peor versión de Access.
	Access 97, incorpora funciones y característica aún más avanzadas, pero el foco continúa centrado en la facilidad de uso por parte del usuario, mayor rapidez y que los procesos asociados, tradicionalmente reservados a los programadores, se automaticen más por medio de asistentes. Todo esto adaptado a los entornos más diversos: monousuarios, multiusuarios a través de una red o a través de Internet. Es considerada por muchos usuarios como la mejor versión de Access y la más estable.
	Access 2000, incluyó una nueva tecnonología de acceso a datos (ADO), una interacción directa con SQL Server a través de ADP; la inclusión de nuevos objetos: las páginas de acceso a datos; y nuevas herramientas centradas principalmente en Internet. Si bien fué un cambio radical en la forma de programar este cambió también acarreó un alto costo no sólo de aprendizaje, sino también de bugs y problemas de dicha versión. Junto a Access 95, las peores
	En 2001, Microsoft lanza Access XP o 2002, que centra sus novedades en tres frentes: Trabajo inteligente, Colaboración y Organización. Incorpora la integración con XML como punto fuerte; para proyectos ADP utiliza SQL Server 2000; se integra con los PivotTable y PivotChart y corrige la gran serie de problemas y bugs que Access 2000 trajo consigo.
	En 2003, Microsoft lanza la versión Access 2003, que forma parte del gran conjunto Office System. Esta nueva versión tiene como principal desventaja el hecho de no ser compatible con versiones de Windwos 9x. Entre las novedades: Marcas Inteligentes que antes era sólo de Word y Excel; Dependiencias; por fin una opción de Backup, mayor integración con XML.Otra gran desvenja es la lentitud apreciada en la vista diseño de los distitnos objetos.
	Finalmente en Enero de 2007, Micrsoft lanza la versión comercial de Microsoft Office 2007, donde toda la suite Office sufre una renovación total en la parte visual. En cuanto a Access las principales novedades que vemos son: Nueva Interfaz y Ribbon que reemplaza las menús; Nuevos campos Adjuntos y Multivalor; Texto Enriquecido en campos memo; Calendario incorporado; Generación de Archivos PDF y mayor integración con Outlook y Sahre Point; Nuevo formato de archivo acccdb. Compatible sólo con Windows XP SP2 y Vista.

Si quieres visualizar la historia en forma gráfica, pulsa aquí

DISEÑAR UNA BASE DE DATOS

Es importante tener una idea de cómo diseñar una base de datos en Access, ya que al diseño es la clave para que la misma realice las operaciones que esperas en forma efectiva, precisa y eficaz. Si bien esta etapa te llevará un tiempo, considéralo como tiempo invertido, ya que ese tiempo te permitirá ahorrar con creces, tiempo más adelante.

Para diseñar una base de datos en Access, aconsejo siempre seguir los siguientes pasos:

Determinar la finalidad de la base de datos: Tienes que saber cuál será su fin y como se utilizará, y qué información precisas obtener. Es importante que esto lo determines con quién utilizará la base de datos.
Determinar las Tablas que necesitas: Quizás este paso sea el más complejo, ya que los resultados que esperas obtener de la base de datos (informes, formularios, consultas), no siempre proporcionan "pistas" acerca de la estructura de las tablas que las producen. Puedes realizar un boceto de la base de datos en papel.
Determinar los campos de las tablas: Para cada tabla que tengas que crear debes tener una idea cierta de los campos que cada una de ellas contendrá. Ten en cuenta de no duplicar datos en distintas tablas y no incluyas campos que provienen de cálculos.
Identificar Campos con Valores Exclusivos: para que Access pueda relacionar distintas tablas independientes, es importante que cada tabla contenga un campo de identifique en forma inequívoca a cada registro. Tú trabajo es detectarlo.
Establecer las Relaciones de las Tablas: Ahora que ya tienes las distintas tablas y los campo que identifican a cada registro de las tablas, debes buscar los campo comunes a las tablas y relacionarlos.
Revisar el Diseño: Acá podrás probar si tu diseño funciona conforme lo esperado. Es mejor hacerlo ahora que luego cuando ya tienes los otros objetos.
Agregar Datos y Crear Salidas de Información: Ahora intenta ingresar diversos datos a tu base de datos y crea las distintas salidas de información: consultas, formularios e informes y aprecia si todo va sobre ruedas.

APLICACIÓN DE MS ACCESS

Si ya leíste los puntos anteriores de esta sección verás que hasta aquí sólo tienes una base de datos con entradas y salidas de información. Esta base de datos podrás convertirla en una aplicación.

Primero veremos que es una aplicación:

La gente utiliza las bases de datos para manejar todo tipo de información, esto incluye su almacenamiento, su recuperación y su análisis.

Una aplicación de MS Access está compuesta de los mismo objetos que una base de datos Access. Los objetos son almacenados en uno o más archivos de base de datos Access (MDB). Lo que hace una aplicación diferente a una base de datos es que los objetos se relacionan entre sí formando un sistema coherente en el cual cada uno de ellos responde a un evento determinado.

Una aplicación organiza las distintas tareas, de forma que el usuario pueda abstraerse de cómo funciona Access o de cómo ha sido desarrollada.

Las piedras angulares del funcionamiento de una aplicación Access son sus objetos, sus propiedades y los eventos que se producen en los formularios e informes.

Aquí se complementa el diseño de tu aplicación con las macros y módulos que determinan el comportamiento de los distintos objetos de tu base de datos.

CAPACIDAD DE UN ARCHIVO MDB DE ACCESS

Es importante que antes de iniciar el desarrollo de una aplicación con MS Access, conozcas su capacidad.

El tamaño de un archivo MDB es de 1 GB (o 2 GB EN VERSIONES 2K). Si trabajas con tablas vinculadas en otras MDB, el tamaño total estará limitado por la capacidad de tu HD.
El número de objetos en una MDB es de 32.768
Módulos incluyendo los de los Formularios e Informes: 1.021
Número de caracteres en el nombre de un objeto: 64
Números de usuarios simultáneos: 255.

Como puedes ver la capacidad es bastante grande, ahora debes ver si alcanza para tu aplicación.

DISTRIBUIR TUS APLICACIONES

Una vez que terminaste tu aplicación como hacer para distribuirlas entre los actuales o potenciales usuarios.

Microsoft Co. sacó un programa complementario llamado Access Development Kit (ADK V.2.0), orientado fundamentalmente a Access o el Office Developers Tools (ODE) orientado a las distintas aplicaciones de Office, que te permitirá no sólo crear el Setup de tus aplicaciones sino también, incluir los ejecutables de Access, de manera tal de poder hacer correr tu aplicación en PC´s que no cuenten con Access previamente instalado.

El Microsoft Office 97, Developer Tools (ODE), cuenta con lo siguiente:

Una licencia de distribución y herramientas libres de derechos de autor (que incluye la aplicación en tiempo de ejecución Microsoft Graph) que permite distribuir copias de las aplicaciones personalizadas de Microsoft Office a todos sus usuarios.
Un Asistente para instalación mejorado que puede usar para la creación automática de discos y la compresión de archivos para la distribución de aplicaciones.
Una nueva versión del Administrador de réplicas que puede usar para programar las actualizaciones entre las réplicas, determinar qué objetos de la base de datos han sido replicados, ver una presentación visual de todas las réplicas del conjunto y administrar conjuntos de múltiples réplicas de una vez.
El componente Control de código de origen de Access para compatibilidad de múltiples programadores. (Microsoft Visual SourceSafe se vende por separado).
Controles ActiveX que puede usar para agregar versatilidad a las aplicaciones y duplicar las funcionalidades de Microsoft Windows 95, incluyendo los nuevos controles para las aplicaciones Internet.
Visor API de Windows, que contiene las declaraciones y constantes utilizadas con la interfaz de programación de aplicaciones (API) de Windows 95. Estas declaraciones y constantes se pueden copiar y pegar a sus módulos de Visual Basic.
Windows Help Workshop para desarrollar Ayuda para las aplicaciones.
Microsoft Office Developer Sampler, con contenido relacionado con Office de la red de Microsoft Developer.

	Para la versión 2000, Microsoft lanzó el Microsoft Office Developer, que entre sus principales novedades, es la inclusión de Package & Deployment Wizard (PDW), que reemplaza al Setup del ODE 97; la inclusión del Code Librarian; Make Add In y otras herramientas adicionales.
	La versión MOD XP, incluye además de las herramientas del MOD 2000, el Control de flujo de trabajo.
	La versión Developer de Offce 2003 es la llamada Visual Studio Tools for Microsoft Office System, como más una tentativa de obligarnos adquirir Visual Studio, donde encontramos las Access Developer Extension: Licencia de Run Time, Package and Deployment Wizard, y el Scanner Add In
	La versión Developer de Access 2007 es la llamanda Access 2007 Developer Extension que trae las siguientes herramientas: Package Solution. Save as Template y el Source Code Control. Además de también tener el RunTime